هوش کسب و کار (BI) چیست؟
داده های اولیه عملیاتی سازمان معمولا در پایگاه داده ها نگهداری میشود. داده های تولید، میزان فروش، خرید، انبار، مشتریان و غیره در پایگاه داده ها حفظ میشوند. عملیات روزانه کارکرد سیستم ها به طور مستمر این داده ها را به روز می نماید. همچینین داده های تاریخی سازمان باید به منظور به کارگیری مجدد نگهداری شوند. به کارگیری انباره داده میتواند داده های سازمانی (تاریخی و عملیاتی) را به منظور اهداف تحلیلی در یکی جمع و نیازهای اطلاعاتی تصمیم گیرندگان را پاسخ دهد.
هوش کسب و کار (Business Intelligence) که به اختصار BI خوانده می شود، به فرایند تبدیل داده های خام به اطلاعات کسب و کار مدیریتی گفته می شود که به مدیران سازمان کمک می کند تا تصمیمات خود را سریع تر و بهتر اتخاذ کنند و بر اساس اطلاعات صحیح، عملکرد درست و سنجیده ای از خود نشان دهند. به کمک هوش کسب و کار می توان کاوش و تحلیل اطلاعات را ساده نمود.
برای بهره گیری از نرم افزار های هوش کسب و کار یا BI ، کاربران میتوانند پرس و جو های مورد نظر خود را انجام و درخواست گزارش ویژه نمایند و یا بر اساس نیاز تحلیل هایی را از سیستم درخواست کنند. نتایج پرس و جو ها، درخواست ها (گزارشات، تحلیل ها) می تواند به شکل گزارش، پیش بینی، هشدار و یا نمودار ها ارائه شود.
هوشمندی کسب‌وکار یعنی در اختیار قراردادن اطلاعات مناسب به افراد مناسب در زمان مناسب برای اخذ تصمیم مناسب
چرا باید از BI در تجارت خود استفاده کنیم ؟
طیف وسیعی از برنامه‌های BI به بسیاری از شرکت‌ها کمک کرده‌اند تا ارقام قابل ملاحظه‌ای از نرخ بازگشت سرمایه را محاسبه کنند. تا کنون از هوش کسب و کار برای پیدا کردن راه‌‌حل‌هایی جهت کاهش هزینه‌ها، آشکار کردن فرصت‌های شغلی جدید، تبدیل اطلاعات حاصل از فروش مستقیم به گزارش‌های قابل دسترسی، پاسخ سریع به تقاضاهای خریدِ جزئی و بهینه‌سازی قیمت‌ها استفاده شده است.
نرم‌افزارهای BI علاوه بر قابل دسترس ساختن داده‌ها، با کمّی‌سازی ارزش رابطه با تأمین‌کنندگان مواد اولیه و مشتریان، به شرکت‌ها کمک می‌کنند تا در طول مذاکرات‌شان موفق‌تر باشند.
در زمینه‌ی سرمایه‌گذاری راه‌های زیادی برای صرفه‌جویی در هزینه‌ها با بهینه‌سازی روند کسب و کار و تصمیمات متمرکز وجود دارد. BI با آشکار کردن اشتباهات کوچک کسب و کار که معمولا نادیده گرفته میشوند، بر افزایش نرخ بازگشت سرمایه تأثیر بسیاری می‌گذارد.
حتما بخوانید : تبلیغات کلیکی (PPC) چگونه باعث افزایش درآمد میشود؟
اهداف هوش تجاری چیست ؟
اهداف سیستم های هوش کسب و کار را می توان در موارد زیر خلاصه کرد:
- تصمیم گیری کلان مبتنی بر تجربیات گذشته سازمان (Data-Driven decision making)
- یکپارچگی اطلاعات کل سازمان در یک سیستم (Single version of the truth)
- کاوش آسان و دسترسی به اطلاعات در حداقل زمان ممکن
- تسریع و بهبود فرآیند تصمیم گیری
- تشخیص، پیش بینی و مقایسه روند ها
چگونه BI را بهینه سازی کنیم ؟
- چگونگی تصمیم‌گیری مدیران اجرایی را تجزیه و تحلیل کنید.
- بررسی کنید که مدیران اجرایی برای اتخاذ سریع تصمیمات درست به چه اطلاعاتی احتیاج دارند.
- به کیفیت داده‌ها توجه کنید.
- معیارهای اجرایی‌ای تعیین کنید که بیشتر به کسب و کار مرتبط باشند.
- زمینه‌ای برای تأثیر این معیارهای اجرایی فراهم کنید.
مشکلاتی که ممکن است سر راه ما قرار گیرد؟
خودداری کاربران یکی از موانع بزرگ بر سر راه موفقیت BI است. مشکلات دیگر شامل ناچار شدن به غربال حجم زیادی از داده‌های نامربوط و کیفیت پایین داده‌هاست.
کلید به دست آوردن بینش دقیق از طریق سیستم BI، داده‌های استاندارد است. در هر بررسی BI، داده‌ها مهم‌ترین نقش را دارند. شرکت‌ها قبل از اینکه شروع به تجزیه و تحلیل کنند و بر اساس بینشی که به دست می‌آورند تصمیم‌گیری کنند، باید منابع داده‌های‌شان را به ترتیبی درست سازماندهی کنند. در غیر این صورت عملکرد آنها برپایه‌ی اطلاعات نادرستی خواهد بود.
مشکل دیگری که ممکن است با آن رو به رو شوید خودِ ابزار‌های BI هستند. هر چند این ابزارها امروزه جای بیشتری برای پیشرفت دارند و کار با آنها برای کاربران آسان‌تر از قبل شده است. هسته‌ی اصلی BI به جای آن که مدیریت روند باشد، هنوز بر پایه‌ی گزارش است؛ البته این وضعیت کم‌کم شروع به تغییر کرده است. مراقب باشید مفهوم هوش کسب‌وکار را با تجزیه و تحلیل تجاری اشتباه نگیرید.
سومین مانعی که بر سر راه استفاده از BI برای دگرگون کردن روند کسب و کار وجود دارد عدم شناخت بیشتر شرکت‌ها از روند کسب و کارشان است.شرکت‌ها باید در مورد روندی که انتخاب می‌کنند احتیاط زیادی به خرج دهند. اگر این روند تأثیر مستقیمی بر درآمد نداشته باشد یا کسب‌وکار در جهت استاندارد کردن این روند در شرکت نباشد، ممکن است کل کار BI مختل شود. شرکت‌ها باید همه‌ی فعالیت‌هایی که روند یک کسب و کار مشخص را شکل می‌دهند درک کنند، چگونگی انتقال داده در روندهای مختلف و چگونگی انتقال داده بین کاربران مختلف را درک کنند و بدانند که هر فرد چطور از آنها استفاده می‌کند تا نقش خود را در این روند ایفا کند.
حتما بخوانید : اهمیت نام دامنه در کسب و کار اینترنتی
مزایای استفاده از هوش کسب و کار
۱- توانایی مشاهده اطلاعات از منابع مختلف با استفاده از یک واسط ساده، مثل دیدن آن دسته از اطلاعات فروش که با هزینه های سازمانی نرتبط است.
۲- توانایی مشاهده خلاصه ای از داده های پراکنده در بخش های مختلف سازمان، مثل حقوقی که به کارمندان پرداخت شده، فروش کل شرکت برای یک دوره زمانی مشخص و مانند آن.
۳- توانایی مشاهده اطلاعات بر محور زمان، مثل مقایسه اطلاعات دیروز، ماه گذشته و فصل آخر پنج سال گذشته با هدف مشاهده تغییراتی که سازمان در طول زمان به خود دیده است.
۴- با استفاده از سیستم هوش کسب و کار پاسخ این سوال تا حدودی برای مدیران روشن می شود که اگر به فرض فروش شرکت در یک دوره مشخص ده درصد بالا رود، هزینه های ضروری از قبیل خرید تجهیزات جدید و پرداخت حقوق کارشناسان تازه استخدام شده، چه مقدار افزایش می یابد.
۵- از دلایل محبوبیت هوش کسب و کار این بوده که کارشناسان، هوش کسب و کار را به چشم یک سرمایه گذاری افزایشی در حوزه فناوری اطلاعات نگاه می کنند. یعنی اولا در سیستم ها و روش های تولید سازمان دخالت نمی کند و ثانیا مخاطره استفاده از آن اندک است. به عبارت دیگر هوش کسب و کار دست و پا گیر نبوده، لازم نیست مدیران هر روز صبح که وارد دفتر کار خود می شوند، به عنوان اولین کار به سر و کله زدن با سیستم های هوش کسب و کار بپردازند.
۶- یکی دیگر از مزایای مهم استفاده از هوش کسب و کار این است که یک راهبرد هوش کسب و کار می تواند میزان بازگشت سرمایه را به سرعت افزایش دهد. در اهمیت این موضوع همین بس که بازگشت سرمایه گذاری فناوری اطلاعات در سازمان ها محسوب می شود.
حتما بخوانید : تبلیغات موبایلی چیست ؟
چطور باید سیستم BI را راه‌اندازی کرد؟
قبل از شروع کار معنای نرخ بازگشت سرمایه‌گذاری را برای خودتان مشخص کنید. هر فصل یا هر شش ماه یک بار بررسی کنید که تا چه حد این مقدار با واقعیت مطابقت دارد.
شرکت‌هایی که برای BI برنامه‌ریزی می‌کنند باید اول روش‌های تصمیم‌گیری‌شان را تجزیه و تحلیل کنند و علاوه بر توجه به اطلاعاتی که مدیران اجرایی احتیاج دارند ، باید به این نکته توجه کنند که این مسئولان ترجیح می‌دهند از چه روشی این اطلاعات در دسترس آنها قرار بگیرد. بحث‌هایی که موقع تصمیم‌گیری انجام میشود مشخص کننده‌ی این نکته است که شرکت‌ها باید چه اطلاعاتی را جمع‌آوری، تجزیه و تحلیل و در برنامه‌ی BI خود منتشر کنند.
یک سیستم BI خوب، باید علت‌ها را بگوید.صرف این که سیستم اطلاعاتی مانند میزان فروش امروز به این مقدار و سال آینده دقیقا در همین روز یک مقدار دیگر است را بدهد کافی نیست؛ بلکه باید علاوه بر آن، به ما بگوید که چه عواملی بر کسب و کار تأثیر گذاشتند که باعث تغییر این میزان فروش شدند.
مثل خیلی از پروژه‌های فناوری دیگر، اگر کاربران، فناوری را تهدیدی برای خود بدانند و در استفاده از آن تردید داشته باشند BI نتیجه‌ی دلخواه را نخواهد داد. وقتی صحبت از چیزی مثل BI است مدیر فناوری اطلاعات شرکت باید برای احساس کاربران اهمیت ویژه‌ای قائل شوند به این دلیل که اگر به روش درست مورد استفاده قرار گیرد روش‌های مورد استفاده‌ی شرکت‌ها و چگونگی تصمیم‌گیری افراد را از پایه تغییر می‌دهد.
همه چیز را سریع پیش ببرید و به تدریج تعادل ایجاد کنید. برای تهیه‌ی یک گزارش بی‌نقص وقت‌تان را تلف نکنید. همان طور که کسب و کار به سمت تکامل پیش می‌رود، نیازها هم پیش می‌روند. گزارش‌هایی را که باارزش‌ترین اطلاعات را در اختیار می‌گذارند به سرعت انتخاب کنید و روی آنها کار کنید.
سخن آخر :
بدون وجود افرادی که بتوانند اطلاعات را تفسیر کنند و به‌کارگیرند، هوشمندی کسب‌وکار مفید فایده نخواهد بود. به همین علت، هوشمندی کسب‌وکار کمتر وابسته به فناوری و بیشتر تحت تأثیر ابداع و فرهنگ است و اینکه افراد آن را به‌عنوان یک دارایی مهم در نظر بگیرند. فناوری، هوشمندی کسب‌وکار را توانمند می‌سازد، اما گاهی اوقات تمرکز زیاد روی فناوری میتواند منجر به تخریب ابتکارات هوشمندی کسب‌وکار شود. این، افراد هستند که تلاش‌های شما را در زمینه هوشمندی کسب‌وکار به یک موفقیت خارق‌العاده یا یک شکست تمام‌عیار تبدیل می‌کنند.
به یاد داشته باشید که هوش کسب و کار فراتر از پشتیبانی برای تصمیم‌گیری است. با توجه به پیشرفت فناوری و چگونگی به کار بردن آن توسط مدیران سرمایه‌گذاری، BI قدرت تغییر سازمان‌ها را در خود دارد. مدیران سرمایه‌گذاری‌ای که از BI برای بهبود روند کسب و کار به درستی بهره می‌گیرند از راه‌های بسیار گسترده‌تری به سازمان خود کمک می‌کنند تا مدیرانی که فقط ابزار‌های اولیه‌ی گزارش را به کار می‌برند.
ثبت ديدگاه