ساختار برگزاری کنفرانس، کمیته ها، وظایف

//ساختار برگزاری کنفرانس، کمیته ها، وظایف

ساختار برگزاری کنفرانس، کمیته ها، وظایف

دبیر کنفرانس

دبیر کنفرانس شخصی حقیقی است که توسط هیات رییسه یا رییس کنفرانس تعیین می شود.
دبیر کنفرانس باید حداقل تحصیلات کارشناسی در زمینه مرتبط با موضوع کنفرانس با ۱۰ سال سابقه کار مرتبط یا مدرک کارشناسی ارشد با ۵ سال سابقه کار مرتبط داشته ، یا عضو هیات علمی دانشگاه باشد.

دبیر علمی

وظايف دبير علمي همايش به شرح ذيل است :
۱. نظارت بر حسن انجام امور
۲. همکاري با معاونت پژوهش و ساير مراکز شرکت‌کننده؛
۳. نظارت بر روند ارزيابي مقالات
۴. اداره جلسات کميته علمي؛
۵. ارائه گزارش از روند برگزاري همايش در جلسه افتتاحيه
۶. جمع‌بندي نتايج و دستاوردهاي همايش در مراسم اختتاميه
۷. تأييد نهايي مقالات.

دبیر اجرایی

دبير اجرایی همايش افراد متناسب و داراي توانمندي هاي لازم را جهت عضويت در كميته اجرائي و شركت در جلسات دعوت می نمايد.

کمیته علمی

کمیته علمی در کنفرانس، تیم ارتباط با مولفین می باشد.
شرح وظایف:
۱. گرفتن مقالات از طریق وب سایت
۲. پاسخ به مولفین ، مبنی بر رسیدن مقالات
۳. دادن مقالات به تیم بررسی اولیه مقالات
۴. گرفتن پاسخ بررسی اولیه از تیم بررسی اولیه مقالات
۵. گرفتن پاسخ بررسی نهایی مقالات از تیم ارتباط با داوران
۶. دادن پاسخ بررسی مقالات به مولفین مبنی بر قبول یا رد مقاله
۷. دادن پاسخ سوالات متفرقه مولفین
۸. دادن درخواست شرکت در کنفرانس مولفین به تیم ثبت نام و پذیرش
۹. دادن درخواست شرکت در کارگاههای آموزشی به تیم کارگاههای آموزشی
۱۰. استخراج آمار و طبقه بندی اطلاعات در رابطه با تعداد و موضوع های مقالات ارسالی
۱۱. ارسال آمار استخراج شده به تیم روابط عمومی در دبیرخانه کنفرانس

تیم های زیر مجموعه در کمیته علمی عبارتند از :
– تیم بررسی اولیه مقالات
– تیم ارتباط با داوران
– تیم انتشارات
– تیم کارگاهها
– تیم نشست ها و سخنرانیهای آموزشی

كميته اجرایی

شرح وظايف كميته اجرایی همايش :
۱. تنظیم برنامه اجرایی همایش
۲. تشكیل واحدهای عملیاتی كمیته اجرایی و انتصاب مسئولین مربوطه
۳. تعیین محل برگزاری همایش و بازدید و بررسی امكانات و كمبودهای احتمالی آن
۴. تعیین محل اسكان مدعوین ویژه و بازدید و بررسی امكانات و كمبودهای احتمالی آن
۵. تعیین میزان وجه ثبت نام با در نظر گرفتن هزینه های برنامه و اعتبارات آن، با هماهنگی مركز آموزش مداوم دانشگاه
۶. اقدام جهت دریافت امتیاز آموزش مداوم همایش از طریق دفتر آموزش مداوم دانشگاه
۷. پیگیری و نظارت بر اجرای كلیه فعالیتهای مشخص شده جهت واحدهای عملیاتی كمیته اجرایی كه بطور مبسوط در ادامه ذكر گردیده است

واحدهای عملیاتی كمیته اجرایی:
۱. دبیرخانه، هماهنگی و تبلیغات
۲. انتشارات
۳. تداركات
۴. تشریفات، روابط عمومی
۵. سمعی و بصری
۶. طراحی و امور سایت

شرح وظایف دبیرخانه همایش
دبیرخانه مهمترین جزء تشكیلات اجرایی و كانون رهبری و هماهنگی فعالیتهای اجرایی یك همایش است .

اهم فعالیتهای دبیرخانه همایش بطور خلاصه شامل موارد زیر است:
۱. پیگیری تشكیل جلسات هماهنگی بین برگزاركنندگان و كمیته های مختلف همایش ، تنظیم صورتجلسات و پی گیری مصوبات
۲. پایش مداوم روند اقدامات اجرایی مطابق با جداول زمانبندی همایش
۳. انجام كلی روند مربوط به پذیرش مقاله ، ارسال مقاله به دبیر علمی همایش و جمع آوری نظرات هیئت داوران با هماهنگی دبیر علمی
۴. كسب اطلاع از روند ثبت نام ، آمار ثبت نام كنندگان ، دریافت و جمع آوری فیش بانكی ثبت نام كنندگان
۵. انجام كلیه امور مكاتباتی همایش ، تبلیغات و اطلاع رسانی همایش

کمیته های اجرایی

ستاد اجرایی: متشکل از گروه هایی است، که توسط کمیته اجرایی یا دبیر اجرایی تعیین می شوند.
ستاد اجرایی حداقل باید دارای واحدهای زیر به صورت مستقل یا ادغام شده باشد و برای موارد زیر مسئول مشخص کرده باشد:
– دبیرخانه : دبیرخانه مسئول انجام تمام هماهنگی های لازم مربوط به امور کنفرانس شامل دریافت و ارجاع مدارک، مکاتبات، ثبت نام، آماده سازی، تهیه و اقدام برای صدور برای صدور و تحویل گواهی نامه های مربوطه است.
– ثبت نام و پذیرش
– تبلیغات و روابط عمومی
– طراحی، چاپ و انتشارات
– تشریفات
– تدارکات و پشتیبانی
– امور مالی
– برنامه ریزی، کنترل پروژه و مستند سازی
– نظارت و ارزشیابی
– فنی و انفورماتیک (رایانه)
– حراست

یادآوری : در کنفرانس های مختلف بر اساس ابعاد آن، یک نفر می تواند بیش از یک مسئولیت را عهده دار باشد.
ستاد اجرایی می تواند واحدهای دیگری نیز مانند واحدهای به شرح زیر داشته باشد:
– جلب مشارکت حامیان (اسپانسری)
– نمایشگاه
– کارگاه های آموزشی
– امور بین الملل (برای پاسخگویی به مخاطبان خارجی)
– اسکان و هتل
– حمل و نقل
حدود اختیارات و وظایف افراد باید به صورت مدون تهیه و به آنها ابلاغ شود.

کمیته های کنفرانس / همایش

کمیته تشریفات

شرح وظایف کمیته تشریفات در یک همایش :
– استقبال از شرکت کنندگان در همایش در بدو ورود به شهر
– استقرار و اسکان شرکت کنندگان در محل های تعیین شده
– بازدید از برنامه های جنبی (مانند برگزاری نمایشگاه کتاب همزمان با همایش) و یا بازدیدها از اماکن دیگر
– انجام هماهنگی های لازم در خصوص محل برگزاری همایش (از لحاظ فنی، صوتی، تصویری، آماده سازی صحنه و دکور و…)
– تعیین مجری همایش
– تعیین قاری قرآن
– هماهنگی در خصوص پخش سرود جمهوری اسلامی، نماهنگ و یا اجرای سایر جلوه ها در برگزاری همایش
– هماهنگی با مسئولین حراست در خصوص حفظ نظم و امنیت همایش و یا جلوگیری از ورود افراد غیرمسئول
– تعیین و تنظیم محل پارک اتومبیلهای شرکت کنندگان در همایش استقبال از شرکت کنندگان در همایش در بدو ورود به محل برگزاری همایش
– ارائه کارتهای شناسایی و باکس حاوی برنامه همایش به میهمانان

کمیته انتشارات

وظایف کمیته انتشارات در یک همایش :
– انتشار برنامه اجرایی همایش (جدول زمانی روزهای برگزاری
– تهیه سربرگ های همایش
– چاپ پوستر همایش
– انتشار خلاصه مقالات
– انتشار مجموعه مقالات
– آماده سازی کارتهای شناسایی برای مدعوین و شرکت کنندگان در همایش

کمیته نمایشگاه

پلان نمایشگاه، درجه بندی غرفه ها، تعرفه غرفه ها، شرایط در اختیار گرفتن غرفه توسط اشخاص حقیقی و حقوقی، زمان تحویل غرفه ها، امکانات موجود در غرفه ها، نحوه تأمین امکانات اضافی مورد نیاز، زمان تخلیه غرفه ها، نحوه پذیرش غرفه داران، خدمات قابل ارائه در طول روزهای برگزاری نمایشگاه، نحوه تامین امنیت و سایر جزییات مختص نمایشگاه، باید به صورت مدون بوده و در اختیار کلیه ذینفعان به صورتی که به راحتی قابل دسترس باشد، وجود داشته باشد.
همچنین نمونه قرارداد منعقده با شرکت کنندگان، باید پیش از عقد قرارداد در اختیار ذی نفعان قرار گرفته و باید با تمام شرکت کنندگان در نمایشگاه، قرارداد منعقد شود.
نمایشگاه از قوانین و مقررات کلی حاکم بر کنفرانس ها پیروی می کند.

کمیته تبلیغات و اطلاع رسانی

با توجه به برنامه زمان بندی و بودجه ریزی انجام شده باید ساز و کار مناسبی برای اطلاع رسانی و تبلیغات در نظر گرفته شود.
هدف کمی مورد نظر برگزار کننده باید در روش های اطلاع رسانی و تبلیغات مد نظر قرار گرفته و حاصل کار رسیدن به اهداف کیفی و کمی برگزار کننده باشد.
نحوه تعامل با خبرنگاران و سایر رسانه ها باید در این روش اجرایی مشخص شده و به طور مناسب به اطلاع خبرنگاران برسد.

کمیته حامیان

جذب حمایت مالی به منظور تأمین هزینه های کنفرانس فرآیندی است، که باید به صورت کامل و با در نظر گرفتن ملاحظات خاص برگزارکننده، مدون شود.
به این منظور باید درجات مختلف حمایت مالی تعیین گردیده و خدماتی که دبیرخانه کنفرانس به هر درجه در قالب قرارداد / تفاهم نامه ارائه می کند، مشخص باشد.
بودجه ریزی :
تیم اجرایی متناسب با برنامه زمان بندی و با توجه به برآورد هزینه فعالیت ها، نسبت به بودجه ریزی کنفرانس اقدام می نماید.
تعیین نقدینگی مورد نیاز در زمان های مختلف و هم چنین هزینه کل در این بودجه ریزی، مشخص می شود.
با توجه به الزامات برگزارکننده ممکن است لازم باشد تا روش اجرایی مدونی برای هزینه کردن در کنفرانس وجود داشته باشد.
در روش اجرایی سقف تن خواه، نحوه تایید فاکتورها و چگونگی استعلام قیمت ها، مشخص خواهد شد.
روش اجرایی هزینه کردن باید به تصویب قسمت ذینفع (مالی) سازمان برگزارکننده برسد.

کمیته روابط عمومی و رسانه ها

وظایف کمیته روابط عمومی و رسانه ها در یک همایش :
۱. انتشار فراخوان همایش :
– از طریق مطبوعات و نشریات
– از طریق صدا و سیما
– از طریق سایت همایش
– ارسال فراخوان همایش برای افراد، شخصیتها، سازمانها و مراکز علمی ایجاد سایت همایش
۲. تنظیم متن دعوتنامه شخصیتها و مسئولین استانی و ملی
– تهیه و نصب پلاکارد و تراکت در سطح شهر
– اعلام آدرس پستی و اینترنتی و شماره تلفن همایش
۳. تنظیم متن تقدیرنامه از نویسندگان مقالات برتر (با امضای رئیس همایش)
۴. هماهنگی با صدا و سیما و مطبوعات در هنگام برگزاری همایش برای پوشش خبری از همایش

سایر کمیته ها :

– کمیته حمل و مقل
– کمیته ارتباطات داخلی
– کمیته نظارت و کنترل
– کمیته اسکان

 

برای کسب اطلاعات بیشتر در خصوص تبلیغات رایگان کنفرانس ها به صفحه تبلیغات ویژه کنفرانس ها مراجعه فرمایید.

 

۱۳۹۷/۶/۲۸ ۱۴:۲۴:۳۹۱۹ام فروردین ۱۳۹۷|صنعت ساختمان|بدون ديدگاه

ثبت ديدگاه

3 × 1 =